Τα συστήματα EDI υλοποιούν λύσεις computer-to-computer που επιτρέπουν στα μοντέλα διαχείρισης πληροφοριών, την ανταλλαγή δεδομένων απευθείας από το ένα στο άλλο, αποφεύγοντας τα προβλήματα των χειροκίνητων διεργασιών, ενώ ταυτόχρονα εξορθολογίζουν τις διεργασίες και ενισχύουν την ασφάλεια.
Ας δούμε όμως πώς ακριβώς δουλεύει το EDI.
Εάν θέλαμε να περιγράψουμε την παραδοσιακή διεργασία που βασίζεται στη χειροκίνητη διαχείριση πληροφοριών, το κλασικό σχήμα ανταλλαγής εγγράφων θα είχε περίπου ως εξής:
- Το τμήμα αγορών εκδίδει μια εντολή αγοράς.
- Η εντολή αγοράς προωθείται στον προμηθευτή μέσω fax ή email.
- Ο προμηθευτής λαμβάνει την εντολή, την ανοίγει, τη διαβάζει και την καταγράφει στο ΙΤ σύστημά του.
- Ο προμηθευτής εκδίδει το τιμολόγιο, το εκτυπώνει και το αποστέλλει στον πελάτη με fax, email ή το ταχυδρομείο.
- Ο πελάτης παραλαμβάνει το τιμολόγιο, το ανοίγει, το διαβάζει και το εισαγάγει χειροκίνητα στο σύστημα διαχείρισης πληρωτέων λογαριασμών.
Αυτή είναι η κλασική οδός, την οποία τα σύγχρονα συστήματα EDI έχουν έρθει να ανατρέψουν προς όφελος της επιχείρησης. Συγκεκριμένα, το EDI αφενός απλοποιεί τις διαδικασίες που περιγράψαμε και αφετέρου εξορθολογίζει τις διεργασίες, συνεισφέροντας σημαντικά στην αποφυγή λαθών και στην ενίσχυση της ασφάλειας.
Ας δούμε όμως εν τάχει πώς γίνεται αυτό:
Προετοιμασία δεδομένων
Το ERP του προμηθευτή που εκδίδει το τιμολόγιο, θα πρέπει να περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται, προκειμένου να εκδοθεί το έγγραφο EDI το οποίο θα αποσταλεί. Η προετοιμασία των δεδομένων αυτών μπορεί να γίνει με τη χρήση διαφορετικών συστημάτων:
- μέσω οθονών ή η φορμών που υλοποιούνται στο EDI,
- εξαγωγή δεδομένων από το ERP -με τη μορφή .csv και .txt ανάμεσα σε άλλα- με τα δεδομένα να μεταφέρονται στο EDI για επεξεργασία
- άμεση ενσωμάτωση με το ERP.
Μεταμόρφωση δεδομένων στα πρότυπα του EDI
Αφότου τα δεδομένα του μηνύματος βρεθούν στην EDI λύση του εκδότη, θα ακολουθήσει η μεταμόρφωσή τους στο EDI πρότυπο που έχει συμφωνηθεί με τον παραλήπτη. Με τον τρόπο αυτό θα διασφαλιστεί πως όλες οι απαραίτητες πληροφορίες βρίσκονται εντός.
Αποστολή EDI
Το πλήρες έγγραφο EDI αποστέλλεται στον παραλήπτη μέσω του προσυμφωνημένου συστήματος επικοινωνίας. Το EDI αναγνωρίζει τον αποστολέα και αυτόματα προωθεί το μήνυμα.
Λήψη δεδομένων
Αφότου η λύση EDI του παραλήπτη λάβει το μήνυμα, η διαδικασία αντιστρέφεται. Συγκεκριμένα, η λύση EDI του παραλήπτη προχωρά στην εκτίμηση της εγκυρότητας και της μεταμόρφωσης του μηνύματος σε μια δομή δεδομένων που μπορεί το ERP να την επεξεργαστεί, ενσωματώνοντάς τη στο εσωτερικό ΙΤ σύστημα.
