Η μετάβαση από τον παραδοσιακό τρόπο τιμολόγησης εντύπων στην ηλεκτρονική μορφή, αρχίζει πλέον να επικρατεί και σίγουρα υπάρχουν σημαντικοί λόγοι γι’ αυτό. Το EINVOICING έχει τελικά απλοποιήσει τη διαδικασία πληρωμών, εξοικονομώντας χρόνο και χρήματα. Στη συνέχεια, παραθέτουμε κάποια tips και κάποιες προτάσεις για αποτελεσματικότερο EINVOICING.
Δοκιμές και πειραματισμοί
Επιλέξατε λοιπόν ένα σύστημα EINVOICING για την επιχείρησή σας. Αυτό δεν σημαίνει πως έχετε τελειώσει. Το αντίθετο! Όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο gadget είχατε αποκτήσει, θα πρέπει να του κάνετε ένα trial-run, ώστε να μην προκύψει κάποιο λάθος όταν ξεκινήσετε να τιμολογείτε τους πελάτες σας. Επιπλέον, θα πρέπει να πειραματιστείτε με τα customizable χαρακτηριστικά όπως η τοποθέτηση του logo, τα χρώματα και η γραμματοσειρά. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο και να το αποστείλετε στον εαυτό σας ή σε έναν συνάδελφο, ώστε να βεβαιωθείτε πως όλα λειτουργούν όπως πρέπει.
Βάλτε στη διαδικασία τους πελάτες σας
Εφόσον ξεκινήσετε να στέλνετε ηλεκτρονικά τιμολόγια στους πελάτες σας, είτε αποστέλλοντας με email ένα template, είτε χρησιμοποιώντας μια πλατφόρμα EINVOICING, ειδοποιήστε τους για την αλλαγή. Μπορεί να μην το έχετε υπόψη σας, αλλά είναι πιθανό να επηρεαστεί η διαδικασία πληρωμής. Για παράδειγμα, ίσως προτιμούν τιμολόγιο σε έντυπη μορφή ή δεν χρησιμοποιούν μια πλατφόρμα όπως είναι το PayPal. Προκειμένου να αποφύγετε καθυστερήσεις στις πληρωμές, επικοινωνήστε και συζητήστε μαζί τους όσο το δυνατόν νωρίτερα.
Η δύναμη του αυτοματισμού
Εφόσον η επιχείρησή σας έκανε το πρώτο βήμα μετάβασης στο EINVOICING, μπορείτε πλέον να εκμεταλλευτείτε τη δύναμη του αυτοματισμού. Όχι μόνο θα επιταχύνετε τη διαδικασία πληρωμής με θετικές συνέπειες στη ροή κεφαλαίων, αλλά τόσο εσείς όσο και οι πελάτες σας θα γλυτώσετε χρόνο και χρήματα.
Ακόμα πιο «ανθρώπινα» e-invoices
Το γεγονός πως χρησιμοποιείτε ψηφιακά τιμολόγια δεν σημαίνει πως δεν πρέπει να είναι «ανθρώπινα». Θα χρειαστείτε κάποια λεπτά για να προσωποποιήσετε το κάθε τιμολόγιο, ευχαριστώντας τον πελάτη για τις πληρωμές, αλλά και για τη συνεχή του υποστήριξη κατά τη διάρκεια των ετών.
Μπορείτε επιπλέον να προσθέσετε μια προσωπική νότα στα invoices που έχετε, κάνοντας αναφορές στα πρόσθετα προϊόντα και υπηρεσίες που θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει ο πελάτης σας ή να μοιραστείτε περιεχόμενο που θα βελτίωνε την επιχείρησή του. Το αποτέλεσμα θα ήταν όχι μόνο η «εξατομίκευση» των τιμολογίων, αλλά η επιτάχυνση των πληρωμών, καθώς και η μελλοντική τους χρήση ως marketing στρατηγική.
Αξιόπιστο σύστημα αποθήκευσης
Εφόσον διαθέτετε ένα σύστημα βασισμένο στο cloud, τα τιμολόγιά σας βρίσκονται αποθηκευμένα εκεί. Εφόσον αποστέλλετε τα τιμολόγιά σας με email, βεβαιωθείτε πως τα έχετε αποθηκεύσει με ασφάλεια στο cloud, χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία όπως το Dropbox, για παράδειγμα. Κατ’ αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε εξίσου εύκολα να τα ανακτήσετε όταν προετοιμάζεστε για φορολογικά θέματα, προσπαθείτε να εντοπίσετε τις καθυστερημένες πληρωμές ή πρέπει να ανταποκριθείτε σε ένα λογιστικό έλεγχο.
