Το πρόβλημα που αντιμετωπίζουν πολλές επιχειρήσεις, οι οποίες θέλουν να υλοποιήσουν μια λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης, είναι πώς ακριβώς να ξεκινήσουν. Βέβαια, όσο καλύτερα σχεδιάζουμε κάτι, τόσο πιο πιθανό είναι πως θα έχουμε τα αποτελέσματα που επιθυμούμε. Στη συνέχεια, παραθέτουμε κάποιες προτάσεις για το σχεδιασμό της υλοποίησης ενός EINVOICING project.
Χτίζοντας τη συναίνεση
Όλοι οι senior managers ενδιαφέρονται για απτά αποτελέσματα και φυσικά, την κερδοφορία που θα φέρουν οι αποφάσεις τους. Αυτό σημαίνει πως θα πρέπει να ξεκινήσετε χτίζοντας το business case σας βάσει του ROI. Σε αυτό θα βοηθήσει σημαντικά και ο πάροχος της λύσης EINVOICING, ο οποίος και θα σας προμηθεύσει με τις πιο αξιόπιστες οικονομικές εκτιμήσεις (βάσει της εμπειρίας που έχει). Το σημείο-κλειδί, εντούτοις στο να χτίσετε την απαιτούμενη συναίνεση, είναι το να διασφαλίσετε πως έχετε μια κοινά αποδεκτή μέθοδο υπολογισμού του τρέχοντος μέσου κόστους που απαιτεί η διεκπεραίωση του EINVOICING. Χωρίς αυτό, δεν πρόκειται ποτέ να μάθετε επακριβώς κατά πόσον το EINVOICING project σας θα έχει τα οικονομικά αποτελέσματα που επιθυμείτε.
Ξεκινήστε μετριοπαθώς
Σχεδιάστε το EINVOICING project σας σύμφωνα με το πόσα από τα invoices θα έχετε τη δυνατότητα να διεκπεραιώσετε αυτόματα, καθώς και τις χώρες στις οποίες απευθύνονται. Θα πρέπει να σχεδιάζετε με γνώμονα τη διεθνή δραστηριοποίηση, ακόμα και εάν αποφασίσετε αρχικά να επικεντρωθείτε στην τοπική αγορά και να εξελιχθείτε σταδιακά. Μπορείτε να ξεκινήσετε με συγκεκριμένου τύπου e-invoices που βασίζονται σε συγκεκριμένα κριτήρια, όπως πχ ο τύπος του τιμολογίου, το είδος του πελάτη κ.ο.κ. Στη συνέχεια, αυξήστε σταδιακά τον αριθμό των τιμολογίων στα οποία μπορείτε να ανταποκριθείτε αυτόματα ή με την ελάχιστη ανθρώπινη παρέμβαση.
Περίοδος μετάβασης
Για πρακτικούς λόγους, το χαρτί και τα e–invoices μπορεί να συνυπάρχουν κατά τη διάρκεια της μεταβατικής περιόδου, οπότε θα πρέπει να εξασφαλίσετε ότι ο ελεγκτής πχ, θα μπορεί να έχει πλήρη εικόνα τόσο για τις ηλεκτρονικές, όσο και τις μη ηλεκτρονικές διεργασίες τιμολόγησης. Κατά τις αρχικές φάσεις υλοποίησης, κάποια τιμολόγια θα παραμείνουν έντυπα εξαιτίας σύνθετων εσωτερικών διεργασιών. Κάποιες επιχειρήσεις αποδέχονται και εκδίδουν και έντυπα τιμολόγια , για τα ίδια αγαθά και υπηρεσίες για ένα μικρό χρονικό διάστημα. Βέβαια, αυτό δεν προσφέρει λύση στα προβλήματα, ενώ ταυτόχρονα διπλασιάζει τον όγκο εργασίας, καθώς μπορεί να αυξήσει τις δαπάνες που αρχικά σκοπεύατε να μειώσετε.
Ο ρόλος του EDI
Προκειμένου να απολαύσετε τα σημαντικά πλεονεκτήματα που φέρνει η αυτοματοποίηση, η λύση σας καλό είναι να περιλαμβάνει μια μορφή EDI και αυτό απαιτεί εξειδικευμένο προσωπικό ΙΤ που διαθέτει την τεχνογνωσία ή τη συνεισφορά ενός εξειδικευμένου παρόχου που θα σας δώσει τις πλέον αποδοτικές για εσάς λύσεις.
