Δεν είναι μόνο οι ευρωπαϊκοί κανονισμοί και η εθνική νομοθεσία, αλλά επίσης και ένας αυξανόμενος αριθμός projects που σχετίζονται με τον ψηφιακό μετασχηματισμό τα οποία καθιστούν το EINVOICING απαραίτητο για κάθε σύγχρονη επιχείρηση. Το να αποφύγει κάποιος το EINVOICING δεν αποτελεί πλέον βιώσιμη επιλογή.
Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, οι επιχειρήσεις καλούνται να αντιμετωπίσουν τελικά την πρόκληση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Ιδίως στο σημερινό πλαίσιο όπου πολλές επιχειρήσεις συνεργάζονται (και) με το δημόσιο τομέα. Αυτό σημαίνει πως πρέπει να εκδώσουν τα τιμολόγιά τους με τυποποιημένο, ηλεκτρονικό και δομημένο τρόπο. Η παράβλεψη ή η αποφυγή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν αποτελεί πλέον επιλογή.
Ωστόσο, δεν αρκεί η εφαρμογή ενός συστήματος ή μιας νέας διαδικασίας. Όσον αφορά τα πρότυπα, τις μεταφορές και τις νομικές απαιτήσεις (περιεχόμενο, έλεγχοι, περίοδοι διατήρησης κλπ.), υπάρχουν διαφορετικοί κανονισμοί σε κάθε χώρα που πρέπει να λάβουν υπόψη οι επιχειρήσεις. Επιπλέον, η νομοθεσία μπορεί να αλλάξει ανά πάσα στιγμή, καθιστώντας απαραίτητη την προετοιμασία για γρήγορη αντίδραση σε τέτοιες αλλαγές.
Για επιχειρήσεις που πρέπει ήδη να εφαρμόσουν την ηλεκτρονική τιμολόγηση επειδή συνεργάζονται (και) με δημόσιους οργανισμούς, είναι λογικό να χρησιμοποιούν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια για όλους τους συνεργάτες B2B. Βάσει αυτής της λογικής, το EINVOICING μπορεί να θεωρηθεί ως σημείο εκκίνησης του ψηφιακού μετασχηματισμού, κάτι που κρίνεται απολύτως απαραίτητο στο τρέχον περιβάλλον.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι κρίσιμος παράγοντας για την επιτάχυνση της ψηφιοποίησης. Ένας σημαντικός λόγος για αυτό είναι οι μειώσεις κόστους χάρη στον αυτοματισμό. Σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες, η παραδοσιακή ή χειροκίνητη επεξεργασία εκδιδόμενων τιμολογίων σε χαρτί ή PDF κοστίζει κατά μέσο όρο > 4 ευρώ. Η ηλεκτρονική επεξεργασία τιμολογίων και λύσεων EINVOICING μειώνει αυτό το νούμερο σε περίπου 80 ή 90 cents.
Οι προκλήσεις και το expertise
Οι λύσεις EINVOICING πρέπει να είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν ένα ευρύ φάσμα προκλήσεων. Για παράδειγμα, θα πρέπει να είναι σε θέση να επεξεργάζονται διαφορετικές μορφές εισερχόμενων τιμολογίων και να τις προετοιμάζουν για μεταγενέστερες διαδικασίες όπως για παράδειγμα σήμανση, αυθεντικοποίηση και διαβίβαση σε υπηρεσίες του κράτους, μετατροπή, προσθήκη δεδομένων ή παραγγελιών από συστήματα ERP ή ακόμη και δημιουργία και μεταφορά data records σε συστήματα ERP (των αποδεκτών των τιμολογίων).
Οι εξελιγμένες ολοκληρωμένες λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης -ειδικά οι cloud όπως η υπηρεσία EINVOICING της IMPACT– δεν καλύπτουν μόνο την ανάγκη μεγάλων επιχειρήσεων, αλλά λαμβάνουν επίσης υπόψη τις απαιτήσεις των μικρομεσαίων επιχειρήσεων της αγοράς.
Ωστόσο, η πιο σημαντική πλευρά του θέματος -στο παρόν και για το μέλλον- παραμένει το γεγονός ότι οι επιχειρήσεις είναι σε θέση να χρησιμοποιούν νέες τεχνολογίες και τάσεις, καθώς και τις όποιες αλλαγές στην αγορά προς όφελός τους. Τα αποτελέσματα θα γίνουν άμεσα αντιληπτά στην ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης, στην εξέλιξή της και εν τέλει, στην κερδοφορία της.
