Μια από τις πλέον κοινές αυτοματοποιημένες διεργασίες που προσφέρει το EDI, είναι η ανταλλαγή παραγγελιών αγορών (Purchase Orders ή POs) και τιμολογίων. Πρόκειται για μια διαδικασία που συνήθως γίνεται ως ακολούθως:
Προετοιμασία εγγράφων
Ο αγοραστής προετοιμάζει μια παραγγελία σε ένα σύστημα αγοράς. Συγκεκριμένα, ο αγοραστής συλλέγει και οργανώνει τα δεδομένα προκειμένου να δουλεύουν απρόσκοπτα με το EDI. Για παράδειγμα, αντί να εκτυπώσει ένα PO, το σύστημα δημιουργεί ένα ηλεκτρονικό αρχείο με τις απαραίτητες πληροφορίες για να ετοιμάσει ένα έγγραφο EDI.
Πώς όμως θα προετοιμαστούν τα έγγραφα κατάλληλα; Υπάρχουν πολλαπλές προσεγγίσεις, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
– Εξαγωγή των (βασισμένων στους υπολογιστές) δεδομένων από spreadsheets ή βάσεις δεδομένων
– Διαμόρφωση ηλεκτρονικών reports σε αρχεία δεδομένων
– Χρήση apps για δημιουργία εξαγώγιμων αρχείων κατάλληλων για την τυπική EDI μετάφραση
– Χρήση λύσης EDI που μπορεί να μετατρέψει τα έγγραφα από το σύστημά σας, σε αρχεία EDI
– Εισαγωγή δεδομένων από ανθρώπους.
Ιδανικά, θα ήταν προτιμότερο το σύστημά σας, να ελαχιστοποιήσει όσο το δυνατόν περισσότερο τις χειροκίνητες εισαγωγές για εξοικονόμηση χρόνου και αποφυγή λαθών που κυριολεκτικά κοστίζουν.
Μετάφραση εγγράφων με EDI
Το επόμενο βήμα είναι να τροφοδοτήσετε τα έγγραφά σας μέσω του ειδικού software του EDI, προκειμένου να μετατραπεί το συγκεκριμένο πρότυπο δεδομένων στο τυπικό πρότυπο EDI με τη χρήση των κατάλληλων segments και data elements. Βεβαίως μπορείτε να ξενοιάσετε και να κερδίσετε χρόνο και μηδενικά λάθη, αποστέλλοντας τα δεδομένα στον EDI πάροχό σας, ο οποίος θα χειριστεί τη μετάφραση από και προς το πρότυπο EDI για χάρη σας.
Σύνδεση και μετάδοση των EDI εγγράφων
Αφότου το PO μεταφραστεί στο κατάλληλο πρότυπο, είναι έτοιμο για αποστολή στον προμηθευτή. Υπάρχουν αρκετοί τρόποι σύνδεσης μέσω EDI στο συνεργάτη:
– Άμεση point-to-point σύνδεση EDI μέσω ασφαλούς πρωτοκόλλου Internet, όπως είναι το AS2
– Σύνδεση στον πάροχο του EDI, διαδικασία γνωστή και ως Value Added Network (VAN) provider.
– Συνδυασμός EDI και VAN, ανάλογα με τους συνεργάτες που εμπλέκονται και τον όγκο των συναλλαγών.
Στην περίπτωση του EDI παρόχου ή του VAN, ο πελάτης χρησιμοποιεί το προτιμώμενο πρωτόκολλο επικοινωνίας τους, εξασφαλίζοντας αξιόπιστη και ασφαλή μετάδοση EDI. Στη συνέχεια, ο πάροχος συνδέεται με τον προμηθευτή, κάνοντας χρήση των προτιμώμενων πρωτοκόλλων επικοινωνίας του, εξασφαλίζοντας πως ο προμηθευτής θα λάβει την παραγγελία.
Η ασφάλεια των δεδομένων και ο έλεγχος επιτυγχάνεται κατά τη διάρκεια της μετάδοσης με τη χρήση passwords, αναγνώρισης χρήστη και κρυπτογράφησης. Οι εφαρμογές του πελάτη όσο και του παρόχου των εφαρμογών EDI, επεξεργάζονται και ελέγχουν αυτόματα τα έγγραφα ώστε να είναι ακριβή και να αποφευχθούν λάθη.
