Σύμφωνα με έρευνες, μόλις το 20% των επιχειρήσεων διαθέτουν αυτοματοποιημένες διαδικασίες που επιτρέπουν την αποτελεσματική διαχείριση πληρωμής τιμολογίων. Ένας λόγος είναι πως τα κριτήρια επιλογής μιας λύσης EINVOICING μπορεί να είναι περίπλοκα και όχι και τόσο ξεκάθαρα. Στη συνέχεια, προσφέρουμε κάποιες διευκρινίσεις σχετικά με το θέμα των κριτηρίων.
Αυτοματοποιημένη αποστολή και παραλαβή
Αν και οι περισσότερες επιχειρήσεις κάνουν 1 από τα 2 επί του παρόντος (συνήθως την αποστολή), η συνδυαστική επιλογή θα έχει ως αποτέλεσμα το επιθυμητό ROI και συνολικά την κερδοφορία. Ένα ενσωματωμένο σύστημα που επιτρέπει την πλήρη διαχείριση αποστολής και παραλαβής ηλεκτρονικών τιμολογίων, θα αυξήσει την αποτελεσματικότητα, την εξοικονόμηση χρημάτων και την επεκτασιμότητα.
Συνολική υποστήριξη προτύπων
Δεν θα πρέπει να υποχρεώσετε τους πελάτες σας να αλλάξουν τον τρόπο λειτουργίας τους. Αντίθετα, θα πρέπει εσείς να επιλέξετε μια λύση που θα τους καλύπτει, ανεξάρτητα από τα πρότυπα που χρησιμοποιούν (έντυπο, ηλεκτρονικό, EDI/XML, PDF κ.λπ.), και θα τα μετατρέπει σε e-invoices με συγκεκριμένο δομημένο data formatting για ηλεκτρονική ανάγνωση, δίχως ανθρώπινη διαμεσολάβηση.
Υποστήριξη διαφορετικών νομισμάτων και κανονισμών
Εφόσον η επιχείρησή σας λειτουργεί σε συγκεκριμένες γεωγραφικές περιοχές ή συνεργάζεται με διεθνείς προμηθευτές, θα πρέπει να εξασφαλίσετε πως τα τιμολόγιά σας συμμορφώνονται με τους διαφορετικούς φορολογικούς και ρυθμιστικούς νόμους στις χώρες αυτές. Το EINVOICING software θα πρέπει να αποτελεί μια πρακτική και απλουστευμένη λύση αυτών των θεμάτων, διασφαλίζοντας αυτόματα πως έχετε συμμορφωθεί.
Ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα συστήματα
Η ενσωμάτωση σε ένα περιβάλλον ERP είναι μια πρόκληση και κάποια συστήματα EINVOICING δεν είναι φτιαγμένα για σύνθετα περιβάλλοντα. Εφόσον επιθυμείτε το software να ενσωματώνεται απρόσκοπτα με συγκεκριμένα επαγγελματικά συστήματα, τότε θα πρέπει να έχετε εμπιστοσύνη πως ο πάροχός σας θα αντεπεξέλθει σε αυτό το έργο.
Δυνατότητες archiving
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για να μετακινηθείτε από το archiving του έντυπου τιμολογίου σε εκείνο του ηλεκτρονικού: μείωση χώρου και απαιτούμενων πόρων για την αποθήκευση τιμολογίων, μεγιστοποίηση ασφάλειας δεδομένων και ακεραιότητας (integrity), καθώς επίσης και online πρόσβαση σε όποια τιμολόγια χρειάζεστε. Στα άμεσα ορατά αποτελέσματα περιλαμβάνονται και η αποτελεσματικότητα και η σημαντική εξοικονόμηση χρημάτων. Διασφαλίστε πως έχετε αποθηκεύσει τα κατάλληλα έγγραφα για το απαραίτητο χρονικό διάστημα και καταστρέψτε τα όταν παρέλθει αυτό, έχοντας τη δυνατότητα εύκολης πρόσβασης στα έγγραφά σας ώστε να εξορθολογίσετε τις διεργασίες και να διευκολύνετε τα audits.
Δυνατότητες analytics
Το Business Intelligence έχει καταστεί απαραίτητο, κυρίως όσον αφορά την «έξυπνη» λήψη αποφάσεων, κάτι που έχει επιπτώσεις στη συνολική απόδοση. Το EINVOICING θα προσφέρει στην επιχείρηση ενσωματωμένα analytics (ώστε να έχετε στη διάθεσή σας insights για να μπορείτε να δουλέψετε), τα οποία διαθέτουν γραφικά dashborads για ανάλυση τάσεων και άλλα σημαντικά χαρακτηριστικά. Συμπέρασμα; Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια λύση EINVOICING που εξάγει πολύτιμα insights από τα δεδομένα σας.
