Μεταξύ άλλων προβλημάτων, η πανδημία του COVID-19 επέφερε καθυστερήσεις στην εφοδιαστική αλυσίδα, πλήττοντας συνολικά την ομαλή λειτουργία των επιχειρήσεων. Την ίδια στιγμή ενδυνάμωσε την ανάγκη για ψηφιακή τεχνολογία, τόσο σε επίπεδο business-to-consumer όσο και business-to-business. Δεδομένων αυτών, το EDI καλείται να ανοίξει τον δρόμο για ουσιαστική επάνοδο των retailers, έτσι ώστε να γίνουν ακόμα πιο ανταγωνιστικοί.
Το EDI απλοποιεί τη διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών και αγαθών, εξαλείφοντας τα δαπανηρά σφάλματα και ελαχιστοποιώντας τον χρόνο και το κόστος μιας συναλλαγής. Σύμφωνα με σχετικές έρευνες, το EDI θα μειώσει το κόστος μιας χρηματοοικονομικής συναλλαγής έως και 90%.
Οι retailers ξοδεύουν χρόνο και χρήμα σε καθημερινές δραστηριότητες, όπως η υποβολή εντολών αγοράς, η παρακολούθηση της αλυσίδας εφοδιασμού, η παρακολούθηση του επιπέδου αποθεμάτων και η διαχείριση τιμολογίων και πληρωμών. Εφόσον αυτό δεν γίνεται χωρίς αυτοματισμό θα αποδειχθεί χρονοβόρο, προσθέτοντας κόστος στη διαδικασία προμήθειας.
Η μη αυτοματοποιημένη επεξεργασία συνήθως προκαλεί σφάλματα στις παραγγελίες αγοράς και τις πληρωμές, γεγονός που οδηγεί σε καθυστερήσεις στην αναπλήρωση αποθεμάτων και μπορεί να επιφέρει ακόμη και κυρώσεις όπως τέλη καθυστερημένης πληρωμής. Επιπλέον σημαίνει ότι οι έμποροι λιανικής και οι προμηθευτές πληρώνουν περισσότερα για το κόστος επεξεργασίας και τον χρόνο διαχείρισης.
Το EDI ξεπερνά αυτές τις προκλήσεις βοηθώντας τόσο τους retailers όσο και τους προμηθευτές να βελτιστοποιήσουν τη διαδικασία «προμήθεια-προς-πληρωμή». Μέσω του EDI, αρχεία όπως εντολές αγοράς, προηγμένες ειδοποιήσεις αποστολής και τιμολόγια ανταλλάσσονται απευθείας μεταξύ του software λιανοπωλητή και προμηθευτή, διευκολύνοντας τις αλληλεπιδράσεις σχεδόν σε πραγματικό χρόνο.
Οι πιο επιτυχημένοι retailers βλέπουν το EDI ως στρατηγική λειτουργία, καθιστώντας το κρίσιμο τμήμα της επιχείρησης. Το EDI έχει ουσιαστικό θετικό αντίκτυπο στην κερδοφορία της επιχείρησης, κάτι που μπορεί να αποτελέσει πραγματικό πλεονέκτημα στην εποχή μετά την πανδημία του COVID-19.
Οι εταιρείες συνήθως προσβλέπουν στο EDI για να μειώσουν τα σφάλματα —από τη μη αυτόματη εισαγωγή αρχείων PDF ή τη χρήση OCR —, να επιταχύνουν τις διαδικασίες προμηθειών και να μειώσουν το κόστος. Το EDI παρέχει επίσης ορατότητα στην αλυσίδα εφοδιασμού και ελευθερώνει χρόνο και πόρους των εργαζομένων για άλλες ζωτικής σημασίας εργασίες.
Έχοντας εξαρχής ένα σαφώς καθορισμένο αποτέλεσμα και κατανόηση του τι προσπαθεί να επιτύχει με το EDI, η επιχείρηση θα εξασφαλίσει ότι θα παραμείνει στον σωστό δρόμο. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι η κατάργηση των μη αυτόματων διαδικασιών, η διαφάνεια των προμηθειών ή η καλύτερη διαχείριση του αποθέματος. Όποιο κι αν είναι το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα, η κατανόηση του τι είναι αυτό θα εξασφαλίσει ότι το EDI αξιοποιείται με τον σωστό τρόπο μόλις εφαρμοστεί.
Η πλήρης κατανόηση του πού βρίσκεται η επιχείρηση την τρέχουσα στιγμή και πού θα πρέπει να κατευθυνθεί, θα εξασφαλίσει πιο ομαλή μετάβαση, ελαχιστοποιώντας τα απροσδόκητα προβλήματα, τα οποία μπορεί να έχουν επίπτωση στον προϋπολογισμό και το ηθικό της ομάδας.
