Οι περιορισμοί που έφερε ο COVID-19 είχαν ως αποτέλεσμα καθυστερήσεις στην εφοδιαστική αλυσίδα, αλλά και συνολικότερα προβλήματα λειτουργίας των επιχειρήσεων. Παράλληλα αποκάλυψε την ανάγκη για ψηφιακή τεχνολογία, η οποία είναι κρίσιμη τόσο για τη σχέση business-to-consumer όσο και για τη business-to-business. Στην περίπτωση αυτή, το EDI μπορεί να παίξει σημαντικό ρόλο στην ουσιαστική επάνοδο των retailers από την κατάσταση της πανδημίας, προκειμένου να γίνουν πιο ανταγωνιστικοί στο μέλλον.
Είναι γνωστό ότι οι retailers ξοδεύουν πολύ χρόνο και χρήματα σε καθημερινές δραστηριότητες όπως η υποβολή εντολών αγοράς, η παρακολούθηση της αλυσίδας εφοδιασμού, η παρακολούθηση των επιπέδων αποθεμάτων και η διαχείριση τιμολογίων και πληρωμών. Ενέργειες που αποδεικνύονται χρονοβόρες εφόσον γίνονται χωρίς αυτοματισμό, με αποτέλεσμα καθυστερήσεις και προσθέτουν επιπλέον κόστος στη διαδικασία.
Επιπλέον, η μη αυτοματοποιημένη επεξεργασία συνεπάγεται λάθη στις εντολές αγοράς και τις πληρωμές, κάτι που έχει ως αποτέλεσμα καθυστερήσεις στα αποθέματα, ενώ μπορεί να συνεπάγεται και ποινές όπως τέλη καθυστερημένης πληρωμής. Επίσης μπορεί να σημαίνει ότι οι retailers και οι προμηθευτές θα πληρώσουν περισσότερα σε δαπάνες επεξεργασίας και χρόνο διαχείρισης.
Το EDI αντιμετωπίζει τις προκλήσεις αυτές, καθώς θα βοηθήσει τόσο τους retailers όσο και τους προμηθευτές να εξορθολογίσουν τη διαδικασία. Μέσω του EDI, αρχεία όπως εντολές αγοράς, ειδοποιήσεις αποστολής και τιμολόγια ανταλλάσσονται απευθείας μεταξύ του software του retailer και του προμηθευτή, διευκολύνοντας τις αλληλεπιδράσεις σε πραγματικό χρόνο.
Οι πλέον επιτυχημένοι retailers αναγνωρίζουν στο EDI στρατηγικές λειτουργίες, καθιστώντας τες κρίσιμο τμήμα του business τους, αν και οι μικρότεροι retailers τείνουν να το παραβλέπουν. Το EDI θα έχει σημαντικό αντίκτυπο στην κερδοφορία της επιχείρησης, κάτι που μπορεί να αποδειχθεί ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στη μετά-Covid εποχή.
Οι επιχειρήσεις αναζητούν στο EDI τη δυνατότητα ελαχιστοποίησης λαθών προκειμένου να επιταχύνουν τις διεργασίες και να μειώσουν τις δαπάνες. Το EDI επιπλέον παρέχει διαφάνεια στην εφοδιαστική αλυσίδα και απελευθερώνει πολύτιμο χρόνο για τους εργαζομένους και πόρους που μπορούν να αφιερωθούν σε ζωτικές λειτουργίες.
Οι βασικές πτυχές που το EDI θα επηρεάσει είναι το software, οι διεργασίες και οι προμηθευτές.
Software
Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να λάβουν υπόψη τους τι είναι ικανό να καταφέρει το software που χρησιμοποιείται για τις προμήθειες, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον υποστηρίζει τους τύπους μηνυμάτων που η επιχείρηση επιθυμεί να χρησιμοποιήσει, όπως οι εξελιγμένες ειδοποιήσεις αποστολών και κατά πόσον οι επιχειρήσεις διαθέτουν τις τεχνικές προδιαγραφές in house.
Διεργασίες
Το EDI θα απλοποιήσει πολλές διαδικασίες προμηθειών στην επιχείρηση, από την παραγγελία, τη λήψη stock και την ενημέρωση του inventory έως τη λήψη και την πληρωμή τιμολογίων. Με τη νέα τεχνολογία, οι επιχειρήσεις θα χρειαστούν εκπαίδευση στο πώς θα τη χρησιμοποιήσουν σωστά ώστε η λύση να αποδειχθεί πραγματικά αποτελεσματική.
Προμηθευτές
Το EDI δουλεύει καλύτερα εφόσον οι συνεργάτες συμμετέχουν και οι retailers θα πρέπει να δίνουν σημασία στους προμηθευτές με τους οποίους συνεργάζονται, λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς τους. Το να γνωρίζουν τις δυνατότητες ενός προμηθευτή αποτελεί κρίσιμο βήμα που πρέπει να ληφθεί υπόψη από νωρίς, ώστε οι όποιες ελλείψεις, όπως η γνώση, η τεχνολογία ή η χρηματοδότηση, να μπορούν να αντιμετωπιστούν και οι λύσεις να καλύψουν τις δυνατότητες και τις ανάγκες του προμηθευτή. Η κατανόηση του πού ακριβώς βρίσκεται η επιχείρηση και προς τα πού χρειάζεται να πάει, θα εξασφαλίσει την ομαλή μετάβαση, ελαχιστοποιώντας τα μη αναμενόμενα ζητήματα που θα επηρεάσουν το budget και το ηθικό της ομάδας.
